【例文あり】会議をスムーズに進行できる司会者の特徴はコレ!プロが徹底解説

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【例文あり】会議をスムーズに進行できる司会者の特徴はコレ!プロが徹底解説

目次

【例文あり】会議をスムーズに進行できる司会者の特徴はコレ!プロが徹底解説会議はビジネスにおいて不可欠なコミュニケーションツールですが、効果的な進行を確保するためには適切な司会が欠かせません。
本記事では、会議の目的や進行方法、そして具体的な司会のマニュアルを通じて、スムーズな会議進行の秘訣に迫ります。

1.会議の目的と種類

① 報告・連絡・共有などのコミュニケーションのための会議

このタイプの会議は、情報の伝達や共有、進捗報告などを目的としています。
通常、参加者は情報を受け取る側に回り、活発な議論や意思決定は行われません。
報告・連絡・共有の会議は、組織内の情報共有や意思疎通を促進する重要な場です。
効果的な会議を実現するためには、適切な準備と明確なコミュニケーションが欠かせません。

② 問題発見、意見、アイデア出しのための議論会議

議論会議は、問題解決や新しいアイデアの発想、意見交換などを目的としています。
参加者は自らの意見や考えを述べ、議論を通じて解決策や新たなアプローチを模索します。
問題発見、意見交換、アイデア出しのための議論会議は、組織やチームの成長や改善に不可欠な場です。
参加者が積極的に参加し、意見を出し合うことで、新たな視点や解決策が見出されます。

③ 合意形成などの意思決定のための会議

このタイプの会議では、参加者が合意形成や意思決定を行います。
異なる意見や立場を調整し、最終的な方針や決定を達成することが目的です。
合意形成や意思決定のための会議は、組織やチームの方向性を決定づける重要な場です。
参加者が効果的なコミュニケーションを行い、共通の目標を達成するために協力することで、より良い結果が生まれることが期待されます。

POINT:会議の大原則(ルール)と基本

会議の進行を円滑にするためには、いくつかの原則や基本があります。

  • 時間を守ること
    会議の開始時間や終了時間を厳守することが重要です。
    遅刻や時間の無駄遣いは参加者全体の時間や労力を浪費し、会議の効果を損なう原因となります。
  • 全ての参加者の意見を尊重すること
    全ての参加者の意見や考えを尊重し、公平に扱うことが重要です。
    異なる意見や立場がある場合でも、対話を通じて共通の理解を築き、意見の多様性を尊重することが求められます。
  • 議題に集中すること
    会議中は議題に集中し、目標や目的に沿った議論を行うことが重要です。
    無関係な話題や個人的な話は最小限に抑え、議題に徹することで会議の効率性を高めることができます。
  • 積極的な参加を促すこと
    参加者全員が積極的に議論に参加し、意見を述べることが重要です。
    司会者やリーダーは積極的に発言を促し、意見の多様性を引き出すための環境を整える役割が求められます。
  • アクションアイテムの確定とフォローアップ
    会議の結果として得られたアクションアイテムや決定事項は、適切に記録され、責任者が確定されるべきです。
    さらに、フォローアップの仕組みを確立し、アクションプランが実行されるようにサポートすることが重要です。

会議の司会者としての心構え

公平な視点を持つ

会議の司会者は公平な立場を維持し、全ての参加者が平等に発言できるような環境を構築する責任があります。
公平な視点を持つことで、司会者は会議の進行を公正かつ効果的に管理し、全ての参加者が安心して意見を述べることができる環境を整えることができます。

明確なコミュニケーションを心掛ける

会議の司会者は、明確かつ適切なコミュニケーションを行うことで、会議の進行を円滑にし、参加者が意見を述べやすい環境を作り出す責任があります。
明確なコミュニケーションを心掛けることで、司会者は参加者の理解を促進し、会議の進行を効果的に管理することができます。

時間を守る

【例文あり】会議をスムーズに進行できる司会者の特徴はコレ!プロが徹底解説会議の進行において時間の管理は極めて重要です。
司会者は議題ごとに適切な時間配分を行い、会議の進行をスムーズに保つために時間を厳守する役割が求められます。
時間を厳守することで、会議の効率性が向上し、参加者の満足度も高まります。

柔軟性を持つ

会議の司会者にとって、予期せぬ状況に臨機応変に対応する柔軟性は重要な資質です。
柔軟性を持つことで、司会者は予期せぬ状況にも適切に対応し、会議の進行を円滑にすることができます。
臨機応変な判断を行い、参加者全員が効果的に議論に参加できる環境を提供することが重要です。

2. 会議の進め方・司会進行のコツ

会議のファシリテーションとは

会議のファシリテーションは、会議の進行を円滑にし、参加者が積極的に参加しやすい環境を整える役割を指します。
ファシリテーターは、会議の進行をリードし、議題に沿った議論を促進します。
参加者間のコミュニケーションを促進し、議論が生産的かつ効果的に進むようにサポートします。

報告・連絡・共有などのコミュニケーション会議のファシリテーション

  • 参加者が情報を共有しやすい雰囲気を作り出す。
  • 議論や発言が活発になるように促す。
  • 参加者間のコミュニケーションを円滑にする。

意見、アイデア出しなど発言を活発にする議論会議のファシリテーション

  • 参加者が自由に意見やアイデアを述べられるようにする。
  • 異なる意見や視点を尊重し、議論を活発化させる。
  • 議題に焦点を当て、議論の方向性を誘導する。

参加メンバーの合意形成を促す意思決定会議のファシリテーション

  • 参加者間のコンセンサスを形成するためのプロセスをリードする。
  • 異なる意見や立場を調整し、合意形成を促進する。
  • 最終的な意思決定に向けて進行を効果的に管理する。

会議の効率化は資料、根回しなどの事前準備とシナリオ作りがポイント

会議の効率的な進行を実現するためには、事前の準備が不可欠です。
以下は、効率的な会議を実現するための事前準備と注意点です。

事前共有と根回しをする

会議の目的や議題、アジェンダを事前に参加者に共有し、必要な資料や情報を事前に配布します。
重要な参加者との事前の連絡や根回しを行い、会議の円滑な進行を確保します。
参加者が会議に備えて準備をすることで、議論の質や効率が向上します。

議題と時間配分を明確にする

会議のアジェンダを作成し、各議題に必要な時間を明確に設定します。
事前に議題ごとの時間配分を調整し、議題が適切な時間内で議論されるように計画します。
時間配分を明確にすることで、会議が焦点を失うことなく効率的に進行します。

携帯電話の使用を禁止する

会議中の参加者の集中力を高めるために、携帯電話やモバイルデバイスの使用を制限または禁止します。
これにより、参加者が会議に集中しやすくなり、議論が中断されることなく効率的に進行します。
集中力を維持するための環境を整えることが重要です。

3. 下手な会議進行は卒業!会議のマニュアルと進行の例文集

[挨拶の方法・フレーズ]始めの挨拶と終わりの挨拶で会議の9割が決まる!?

1. まずは感謝の気持ちを述べる

【例文あり】会議をスムーズに進行できる司会者の特徴はコレ!プロが徹底解説会議の開始時には、参加者に対する感謝の気持ちを述べることで、協力的な雰囲気を醸成します。
参加者が時間を割いて会議に参加してくれたことに対して、感謝の意を示すことが重要です。


【例文】皆さん、おはようございます。
本日も会議にご参加いただき、ありがとうございます。
皆さんの貴重な時間を割いていただき、心より感謝申し上げます。
今日の会議では、〇〇に関する重要な議題について議論していきます。
皆さんの貴重なご意見をお聞きし、より良い結論に導けるよう努めて参ります。それでは、始めます。


 

2. 会議の目的、テーマ、結論を出す時間を提示する

会議の成功には、明確な目的やテーマ、議題の提示が不可欠です。


【例文】今日の会議では、プロジェクトの次のステップに向けて重要な意思決定を行います。
まずは、会議の目的とテーマについて簡単に説明します。
目的は〇〇を達成するための戦略的な方針を立てることです。
テーマは〇〇に関する議論となります。
議論の結論を出す時間配分は、第一議題に20分、第二議題に30分です。
それでは、議論を始めましょう。


 

3. 前回の会議の内容について軽く振り返る

前回の会議の内容に触れることで、参加者に前進するための背景や文脈を提供します。
会議の継続性を保ちながら、議題に移行することができます。


【例文】皆さん、こんにちは。前回の会議に参加いただき、ありがとうございました。
本日も引き続き、重要なテーマについて議論していきたいと思います。
前回の議論の内容を軽く振り返りますと、〇〇に関しては〇〇のアイデアが提案され、〇〇の課題についても多くの意見が出されました。
今日はその続きを行い、より具体的な方策を検討していきたいと考えています。


 

4. 発言方法を説明する

会議の円滑な進行を促進するために、参加者に発言方法に関するルールやマナーを説明します。


【例文】会議の進行を円滑にするために、皆さんが円滑に発言できるようにしたいと思います。
発言する際のルールとマナーについて簡単に説明します。
まず、発言は順番に行いますので、お待ちいただけますようお願いいたします。
また、他の方の発言を尊重し、中断せずに話し合いに参加するようお願いします。
これらのルールに従って、円滑な議論を進めていきましょう。


 

5. 終わりの挨拶は総括・決定事項・会議の成果・感謝を述べる

会議の終了時には終わりの挨拶を行います。


【例文】本日の会議では貴重なアイデアが多く生まれ、有益な議論が行われました。
その結果、新しい視点や解決策が見出され、プロジェクトの成功に向けて大きな前進がありましたことを誇らしく思います。
最後に、参加者の皆さまに深く感謝いたします。
皆さまの熱心な参加と貴重な意見、そして円滑な議論により、本日の会議は大きな成果をもたらすことができました。
以上で本日の会議を終了いたします。
ご参加いただき、誠にありがとうございました。


 

会議のマニュアル(例文)

1. 会議の始め方

会議の始まりですので、まずは皆さまにお集まりいただき、ありがとうございます。
本日の会議では、プロジェクトの進捗状況について詳しく議論していきたいと思います。
それでは、議題に入る前に、自己紹介をお願いします。

2. 時間厳守の方法

皆さま、議題に移る前に、この会議の進行に関するお知らせです。
各議題について時間を設定しておりますので、各自その時間内に話すようお願いいたします。
また、議題ごとの時間を遵守することで、全体のスケジュールが乱れることを防ぎますので、ご協力をお願いいたします。

3. 議論脱線時の戻し方

申し訳ございませんが、議題から外れてしまいましたので、議題に戻るようお願いいたします。
次の議題に移る前に、今の議題に関する結論をまとめていただけますか?
それから次の議題に移ります。

4. 会議の終わり方

【例文あり】会議をスムーズに進行できる司会者の特徴はコレ!プロが徹底解説本日の会議はここまでとさせていただきます。
まずは、皆さまのご参加と貴重な意見に心より感謝申し上げます。
議題に関する議論が深まり、次のステップに進むための良い方向性が見えてきました。
次回の会議では、今日の議論を元に、具体的なアクションプランを立てていきますので、ご期待ください。

まとめ

会議において、司会者の役割は非常に重要です。
公平さや明確なコミュニケーション、時間管理、柔軟性などの心構えは、円滑な会議の進行に不可欠です。
また、会議のファシリテーションや効率化のための事前準備も重要です。
適切な挨拶や目的の明確化、発言方法の説明など、会議の始め方や進行のコツについても慎重に考える必要があります。
最後に、会議の終了時にはまとめを行い、次のステップに向けたアクションプランを確認することが重要です。
これらの要素を適切に組み合わせることで、効果的な会議を実現できます。

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