【人事担当必見】会社説明会の実施の手順について詳しく解説します！

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2024.04.04

【人事担当必見】会社説明会の実施の手順について詳しく解説します！

【人事担当必見】会社説明会の実施の手順について詳しく解説します！会社説明会は新しいメンバーを迎え入れるための重要な一歩です。
この記事では、会社説明会の目的から実施手順まで、詳しく解説していきます。
人事担当者や企業の経営者にとって、効果的な会社説明会の実施は、優秀な人材の獲得につながる重要なポイントです。
ぜひ、この記事を参考にして、理想的な会社説明会の実施を目指してください。

会社説明会を実施する目的とは？

会社説明会は、企業の理念や文化を伝えるだけでなく、将来の従業員との出会いの場でもあります。
参加者に対して企業の魅力や働く環境を理解してもらうことが重要です。
新しいメンバーを迎え入れるための第一歩として、会社説明会は不可欠です。
企業の理念や文化、将来の展望を明確に伝えることで、参加者が企業に共感し、自らのキャリアをその企業で築きたいと考えるように促します。

会社説明会の種類

個別説明会（単独説明会）

個別説明会（単独説明会）は、1つの企業と1つの個人の間で情報を共有する形式です。
この説明会では、参加者との密なコミュニケーションが可能であり、個々のニーズに合わせた情報提供が行われます。
参加者は自身の興味や疑問について直接企業側と対話することができ、より深い理解を促進します。
個別説明会は、参加者と企業の間での相互理解を深めるための重要な手段です。

この形式の説明会では、参加者の個々の志向や要望に柔軟に対応することができます。
企業側は参加者の関心や質問に直接答えることで、参加者のニーズに合った情報を提供します。
そのため、参加者は自身の興味や関心に焦点を当てた情報を得ることができ、企業に対する理解を深めることができます。
個別説明会は、参加者と企業の間での相互理解を促進する効果的な手段として重要です。

合同説明会

合同説明会は、複数の企業が参加する説明会形式であり、参加者は1回のイベントで複数の企業の情報を収集することができます。
この形式では、効率的な情報収集が可能であり、参加者は異なる企業の文化や価値観を比較しながら、自分に最適な企業を見つけることができます。
合同説明会は、参加者が複数の選択肢を検討できるようにし、それぞれの企業の特徴や魅力を把握することを支援します。

この形式の説明会では、参加者同士の交流も促進されます。
複数の企業が参加することで、参加者同士が意見交換や情報共有を行う機会が生まれます。
これにより、参加者は他の志願者との交流を通じて新たな視点や知識を得ることができ、新しいネットワークを構築することができます。
合同説明会は、参加者にとって有益な情報を多角的に得ることができるため、キャリアの選択や就職活動において重要な役割を果たします。

会社説明会開催に向けた準備

1.何を説明するか（What）

参加者に伝えたいメッセージや情報を明確に定義することは、会社のイメージやビジョンを正確に伝え、参加者に興味を持たせる重要なステップです。
以下は、説明すべき内容の一例です。

企業の理念と価値観
参加者には、企業がどのような価値観や理念を持っているのかを明確に伝える必要があります。
これにより、参加者は企業の方向性や信念を理解し、自身の志向との一致を確認することができます。
ビジョンと目標
企業の将来のビジョンや目標についても説明することが重要です。
参加者には、企業がどのような方向に進んでいきたいのかを知ることで、自身の将来のキャリアパスとの整合性を考えることができます。
業務内容と製品・サービス
企業の主要な業務内容や提供する製品・サービスについて詳細に説明する必要があります。
参加者は、自身のスキルや興味と企業の業務内容とのマッチングを確認するために、具体的な情報を求めるでしょう。
社内文化と働く環境
参加者には、企業の社内文化や働く環境についても理解を深めてもらう必要があります。
これにより、参加者は企業の雰囲気や風土に適合するかを判断することができます。

2.いつ開催するか（When)

会社説明会の開催日時を選定する際には、以下のポイントを考慮します。

参加者のスケジュール
参加者の多くが平日の午後や週末に都合がつく可能性が高いため、そのような時間帯を優先的に選定します。
特に、学生や社会人の場合は授業や仕事のスケジュールを考慮する必要があります。
事前の周知と準備期間
参加者が予定を立てるためには、開催日時を事前に周知することが重要です。
また、参加者が準備を行うためにも、開催日時をあらかじめ通知し、十分な準備期間を確保します。
集客効果を考慮
同時に他のイベントや競合する会社説明会との日程が重ならないように、開催日時を選定します。
また、重要なイベントや祝日との日程が重ならないようにすることも重要です。
オンライン会議ツールの利用
オンライン会議ツールを使用する場合、参加者の地理的な制約がないため、より柔軟な開催日時を選定できます。
ただし、異なる時間帯の参加者のタイムゾーンを考慮する必要があります。

3.どこで開催するか（Where）

会社説明会の開催場所を選定する際には、オンライン開催と対面開催の場合で異なる要素が考慮されます。

WEB開催の場合

オンライン会議ツールを使用して説明会を実施します。【人事担当必見】会社説明会の実施の手順について詳しく解説します！
参加者がアクセスしやすい環境を整えることが重要です。
オンライン説明会では、参加者が場所に囚われずに参加できる利便性があります。
参加者が自宅やオフィスから参加できるような環境を整え、ストレスなく参加できるようにします。

対面開催の場合

会場を選定します。
交通アクセスや設備の充実度、会場の雰囲気などを考慮して適切な場所を選びます。
対面説明会では、参加者が直接企業の雰囲気や人との交流を体験できるため、会場の選定は重要です。
参加者が快適に参加できるような会場を選び、良い印象を持ってもらえるよう心掛けます。

会場選定のポイント

参加者の利便性や会場の雰囲気を考慮し、アクセスしやすい場所や快適な空間を選ぶことが重要です。
会場の雰囲気は企業イメージの一部となりますので、参加者が企業の価値観や文化を感じ取れるような場所を選びます。
また、交通の便が良く、設備が整った場所を選ぶことで、参加者のストレスを軽減し、満足度を高めることができます。

4.どのような形式で行うのか（How）

説明会の進行形式を決定する際には、参加者が情報を理解しやすく、興味を引きつけることが重要です。
以下は、説明会の進行形式の選択肢とその特徴です。

プレゼンテーション
企業の概要や特徴をわかりやすく説明するために使用されます。
参加者に対して一方向の情報提供が主な目的です。
グラフや図表を用いて視覚的に情報を伝えることが効果的です。
ディスカッション
参加者同士や参加者とファシリテーターとの間でアイデアや意見を交換するために使用されます。
参加者が積極的に参加し、自身の考えを述べることができる場を提供します。
質疑応答
参加者からの質問に対して、企業側が直接回答する形式です。
参加者の関心や疑問に的確に答えることで、参加者との相互理解を深めることができます。
グループワーク
参加者を複数のグループに分けて、特定の課題やテーマに取り組ませる形式です。
参加者同士の協力やチームワークを促進し、アクティブな参加を促します。
ロールプレイ
特定のシナリオを演じることで、実践的な状況に対する対応力やコミュニケーション能力を評価するために使用されます。
参加者が自身の行動や反応を模擬することで、実際の状況に対する準備をすることができます。

5.誰が話すか（Who)

説明会で話す担当者を選定する際には、以下のポイントを考慮します。

企業の代表者
企業の経営者や重要な役員が説明会で話すことで、参加者にとって企業の信頼性や信念を示すことができます。
代表者の発言は企業のビジョンや方針を明確に伝えることが期待されます。
現場の従業員
現場の従業員が話すことで、実際の業務内容や働く環境についてリアルな情報を提供することができます。
参加者は、実際に企業で働く従業員の経験や感想を聞くことで、企業の魅力をより具体的に理解することができます。
専門家や業界のリーダー
業界の専門家やリーダーが話すことで、参加者に業界のトレンドや展望についての洞察を提供することができます。
専門家の知識や経験を通じて、参加者に有益な情報を提供することが期待されます。

会社説明会開催の告知

【人事担当必見】会社説明会の実施の手順について詳しく解説します！ SNSやウェブサイト、メールマガジンなど、適切なチャネルを利用して参加者に情報を提供します。
告知の際には、開催日時や場所、参加方法などの詳細を明確に伝えることで、参加者の理解を深め、参加意欲を高めることができます。
また、告知の際には、会社の魅力や説明会の内容についてもアピールし、参加者の関心を引きつける工夫を行います。

開催直前の参加確認と当日の出欠確認

WEB開催の場合

開催直前の参加確認
開催直前に参加者にメールやチャットツールを利用して参加の可否を確認します。
参加確認メールには、説明会の日時や参加方法（オンライン会議ツールのリンクなど）を明記し、参加者が返信しやすいように簡潔な内容で送付します。
当日の出欠確認
説明会の開始前にオンライン会議ツールで参加者の出席を確認します。
参加者リストを確認し、予め参加確認を済ませた人数との差異があれば、不在者に対する再確認を行います。
また、参加者が追加で参加する場合にも対応します。

対面開催の場合

開催直前の参加確認
開催日の数日前にメールや電話で参加者に参加の可否を確認します。
参加確認連絡には、会場の場所やアクセス方法、持ち物などの詳細を伝えます。
当日の出欠確認
説明会の受付時に参加者の出欠を確認します。
受付テーブルで参加者リストを用意し、参加者が到着した際に名前を確認し、出欠を取ります。
不在者がいる場合には、連絡先を元に再度確認を行います。