入社式における会社側の準備とは?早めに会場を押さえよう

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入社式における会社側の準備とは?早めに会場を押さえよう

新年度を迎えるにあたり、多くの企業が行うのが入社式です。
入社式は、新入社員にとって初めての社会人としての一歩であり、会社にとっても新たな人材を迎え入れる大切なイベントです。しかし、入社式を成功させるためには、会社側が事前に準備しなければならないことがたくさんあります。
どんなことを準備すべきなのでしょうか?今回は、入社式における会社側の準備についてご紹介します。

入社式の役割

まず、入社式がどのような役割を果たすのかを理解しておきましょう。入社式における会社側の準備とは?早めに会場を押さえよう

入社式は、以下のような目的があります。

  • 新入社員に社会人・企業の一員としての自覚や責任感を持たせる
  • 企業理念やビジョン、方針などを新入社員に浸透させる
  • 新入社員同士や先輩・上司とのコミュニケーションや交流を促進する
  • 新入社員のモチベーションや士気を高める
  • 新入社員に対する期待や信頼を表明する

以上のように、入社式は新入社員にとっても会社にとっても重要な意味を持ちます。そのため、入社式は単なる形式的な行事ではなく、丁寧に準備し、感動的で印象的なものにすることが望ましいです。

入社式の事前準備

次に、入社式を行うために必要な事前準備について見ていきましょう。事前準備は大きく分けて以下の4つに分類できます。

  • 日程調整入社式における会社側の準備とは?早めに会場を押さえよう
  • 会場準備
  • 資料準備
  • 内定者への連絡

それぞれの内容を詳しく見ていきましょう。

日程調整

日程調整は、入社式を行う日付や時間を決めることです。基本的には4月1日に行いますが、4月1日が休日や祝日であれば、4月最初の平日に行うことが多いです。また、当日出席する役員や担当者のスケジュールも確認しておきましょう。日程調整は早めに行っておくことが望ましいです。

会場準備

入社式における会社側の準備とは?早めに会場を押さえよう

会場準備は、入社式を行う場所や設備を確保することです。会場は人数や予算に応じて選びますが、一般的には以下のような選択肢があります。

  • 社内(会議室やホールなど)
  • 社外(レンタルスペースやホテルなど)

どちらを選ぶ場合でも、以下の点に注意しておきましょう。

入社式における会社側の準備とは?早めに会場を押さえよう

  • 人数に合わせて座席や机を配置する
  • マイクやスピーカーなどの音響機器を用意する
  • プロジェクターやスクリーンなどの映像機器を用意する
  • 横断幕や花束などの装飾品を用意する
  • アルコール消毒やソーシャルディスタンスなどの感染症対策を行う

会場準備は、日程調整と同様に早めに行っておくことが望ましいです。特に社外の会場を利用する場合は、他の企業との予約の競合に注意してください。

資料準備

資料準備は、入社式で使用する書類や資料を作成することです。資料準備には以下のようなものがあります。

  • 式次第(進行表)入社式における会社側の準備とは?早めに会場を押さえよう
  • 挨拶文(社長や役員など)
  • 入社辞令(新入社員に交付する書面)
  • 説明資料(福利厚生や業務内容など)
  • 入社記念品(ノートやボールペンなど)

これらの資料は、入社式の内容や目的に応じて作成します。式次第は会場に掲示したり、参加者に配布したりします。挨拶文は事前に原稿を用意しておきます。入社辞令は正式に社員として迎え入れることを示す書面です。説明資料はオリエンテーションで使用します。入社記念品は新入社員に対する感謝や期待を表すものです。

内定者への連絡

内定者への連絡は、入社式の日程や場所、服装などを伝えることです。内定者への連絡は、郵送やメールで行います。連絡する内容は以下のようなものがあります。

  • 入社式の日時と場所入社式における会社側の準備とは?早めに会場を押さえよう
  • 入社式で必要な持ち物(年金手帳やマイナンバーなど)
  • 入社式で必要な書類(扶養控除申告書や健康診断書など)
  • 入社式で必要な服装(スーツや制服など)
  • 入社式後の予定(研修や懇親会など)
  • 連絡先(担当者の名前や電話番号など)

内定者への連絡は、入社式までに何度か行うことが望ましいです。特に入社式直前には、確認のために電話で連絡することもあります。

式次第の作成

入社式で行う内容や順序を決めることを式次第の作成といいます。式次第は、入社式の目的や企業文化に合わせて作成します。一般的な式次第は以下のようになります。

  1. 開会宣言(司会者)入社式における会社側の準備とは?早めに会場を押さえよう
  2. 社歌斉唱(全員)
  3. 社長挨拶(社長)
  4. 役員祝辞(役員)
  5. 新入社員紹介(司会者)
  6. 新入社員代表挨拶(新入社員代表)
  7. 入社辞令交付(人事部長)
  8. 記念撮影(全員)
  9. 閉会宣言(司会者)

以上が一例ですが、企業によって異なる場合もあります。例えば、以下のような工夫をすることもあります。

  • 社歌を斉唱する代わりに、社訓や企業理念を唱和する
  • 社長挨拶や役員祝辞をビデオメッセージにする
  • 新入社員紹介を自己PRビデオにする
  • 新入社員代表挨拶をグループワークやプレゼンテーションにする
  • 入社辞令交付をデジタルサイネージにする
  • 記念撮影をドローンやVRで行う

式次第の作成は、入社式の雰囲気や印象に大きく影響します。そのため、新入社員にとって忘れられないものにすることが望ましいです。

当日の進行入社式における会社側の準備とは?早めに会場を押さえよう

入社式の当日は、進行役と司会者が協力してスムーズに進めるようにしましょう。進行役は、式次第に沿ってタイムキープや指示を出します。司会者は、参加者への案内や紹介を行います。また、新入社員や役員などの出席確認も忘れずに行いましょう。

記念撮影

入社式では、記念撮影も欠かせません。新入社員や役員などが並んで写真を撮ります。写真は後日新入社員にプレゼントしたり、社内報やウェブサイトに掲載したりすることもあります。撮影する場所や時間を事前に決めておきましょう。また、オンラインで開催する場合は、画面キャプチャなどで記念撮影を行うこともできます。

研修・オリエンテーション

入社式における会社側の準備とは?早めに会場を押さえよう

入社式の後は、研修やオリエンテーションを行います。研修では、新入社員に必要な知識やスキルを教えます。オリエンテーションでは、福利厚生や就業規則、業務内容などを説明します。また、配属先の部署や先輩社員との顔合わせも行います。研修・オリエンテーションは数日間にわたって行うこともあります。

懇親会

入社式では、懇親会も行います。懇親会では、新入社員同士や先輩社員との親交を深めます。懇親会は、会場内でケータリングを手配したり、外部のレストランやホテルなどで行ったりします。ただし、感染症対策として飲食を控えたり、オンラインで行ったりする場合もあります

まとめ

以上、入社式における会社側の準備についてご紹介しました。入社式は、新入社員にとっても会社にとっても大切な行事です。会社側は、入社式をスムーズに進めるために、日程や会場、資料や連絡などの事前準備をしっかりと行いましょう。また、オンラインで開催する場合は、感染対策やネット環境なども考慮する必要があります。

入社式を成功させるためには、新入社員の気持ちや期待も大切です。新入社員は、入社式に参加することで、社会人としての自覚や企業理念を持ち、先輩社員や同期との交流を深めることができます。また、入社式の後には、研修やオリエンテーションで必要な知識やスキルを学びます。懇親会では、親近感の湧く口調で話し合いましょう。

以上が、入社式における会社側の準備と役割についてのブログ記事です。この記事が参考になれば幸いです。最後までお読みいただきありがとうございました。

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