株主総会の日程の決め方|日程通りに開催するポイント3つ

News

052-589-6850052-589-6850

受付時間

平日9:00-17:30
土曜9:00-15:00 日祝休

株主総会の日程の決め方|日程通りに開催するポイント3つ

定時株主総会とは

株主総会の日程の決め方|日程通りに開催するポイント3つ株主総会には、定時株主総会と臨時株主総会の2つの種類があります。
定時株主総会は、会社の定款によって定められた企業の株主と経営陣が定期的に開催する株主総会のことを指します。
通常は会計年度終了後の3ヶ月以内に開催されます。
この定時株主総会では、企業の経営状況を株主に報告し、将来の計画や目標について議論する場として機能します。
また、決算報告や役員の選任、株主への配当などの重要な事項が審議されます。
株主総会は企業の透明性を高めるための貴重な手段であり、株主や投資家にとっては企業の健全性を評価する重要な指標となります。
そして会社法においては、「全ての株式会社は年に1回定時株主総会を開催しなくてはならない」と定めています。

臨時株主総会とは。違いは?

臨時株主総会は、通常の定時株主総会以外に、特別な事情が発生した場合や緊急の意思決定が必要な際に開催される株主総会です。
定時株主総会が通常年に1回行われるのに対し、臨時株主総会は必要に応じて追加で開催される点が異なります。
臨時株主総会は突発的な事象への対応や重要な意思決定の場として、企業の適切な運営を支える重要な役割を果たしています。
企業が予期せぬ緊急事態に直面した際に、株主総会を開催することで、迅速な対応が可能となります。
重要な経営課題や危機管理、取締役の解任など、重大な問題に対して株主の意見を反映させる場として機能します。

株主総会を開催する理由

株主総会は、会社と株主の間の重要なコミュニケーションの場です。
主な目的は、株主に対して企業の業績を報告し、経営陣が将来の展望や重要な意思決定について説明することです。
これにより、株主は企業の現状を理解し、今後の戦略や方向性を把握することができます。
また、重要な決議が行われ、株主の議決権が行使されます。
そして、会社の経営者や役員と株主が直接対話する機会でもあります。
株主総会は会社の透明性とガバナンスの向上に貢献する重要なイベントです。

株主総会の開催時期はいつ?

会社によって開催時期は異なる

株主総会の開催時期は、会社ごとに異なる場合があります。株主総会の日程の決め方|日程通りに開催するポイント3つ
一般的には、会計年度終了後の3ヶ月以内に開催されることが多いですが、会社の定款や業種によって開催時期が異なる場合もあります。
一部の会社では、定期的な開催時期を定めず、柔軟に株主総会を実施しています。

開催時期の決め方

株主総会の開催時期を決める際には、いくつかの要素を考慮する必要があります。
まず、株主総会は基準日の3ヶ月以内に開催するかどうかを検討します。
株主総会の開催時期は、この基準日を考慮して決める必要があります。

株式会社は、一定の日(以下この章において「基準日」という。)を定めて、基準日において株主名簿に記載され、又は記録されている株主(以下この条において「基準日株主」という。)をその権利を行使することができる者と定めることができる。

会社法124条1項

ほとんどの会社は、基準日より3ヶ月以内に株主総会を開催しているところがほとんどです。

開催時期が決算月から3カ月以内なのは?

議決権行使の基準日

株主総会の開催時期が会計年度終了後の3ヶ月以内である理由の一つが、議決権行使の基準日です。
基準日をどの日に設定するかは企業によって異なりますが、期末日を基準日とする場合が一般的です。
議決権行使が可能なのは、この基準日から3ヶ月以内と決められているため、年度終了後から3カ月以内に株主総会を開催しなければなりません。
株主総会は、株主が議決権を行使し、重要な決議に参加することができるのでとても大事な行事です。
3ヶ月を過ぎると株主は議決権が行使できなくなるため注意しましょう。

法人税の申告時期

株主総会の開催時期が会計年度終了後の3ヶ月以内である理由のもう一つが、法人税の申告時期です。
会社の法人税申告は、一般的に開示される決算期末から数ヶ月後に行われます。
開催日を法人税申告の時期と調整することで、効率的に株主総会を進めることができます。
さらに、税務上の都合や財務報告の整合性を考慮して、開催時期を設定する必要があります。

開催時期に合わせた年間スケジュール

6月開催の年間スケジュール

株主総会の開催時期に合わせて、年間スケジュールを立てることは重要です。
開催時期によって、株主総会を含めた重要なイベントや業務のスケジュールを調整することができます。
以下に、6月開催の場合の年間スケジュールの例を示します。

[図表: 6月開催の年間スケジュール]

株主総会の日程の決め方|日程通りに開催するポイント3つ

 

3月開催の年間スケジュール

同様に、3月開催の場合の年間スケジュールの例を示します。

[図表: 3月開催の年間スケジュール]

株主総会の日程の決め方|日程通りに開催するポイント3つ

 

時期がずれるだけで、6月に株主総会が行われる際と内容はほとんど変わりがありません。

株主総会を日程通りに開催するためのポイント

早めに会場の予約をする

株主総会の日程の決め方|日程通りに開催するポイント3つ株主総会を日程通りに開催するためには、会場予約を早めに行うことが重要です。
早めの予約によって、希望する日程や会場が確保しやすくなるだけでなく、企業や組織のスケジュール調整もスムーズに進めることができます。
株主総会を行う際は、貸し会議室を利用する企業が多いです。
特に人気のある会場は予約が埋まりやすいため、余裕を持って手配することが必要です。
参加者の予想人数や予算、会場の立地条件などを考慮して、適切な会議室を選定します。
大きさや設備、アクセスの便利さなどが重要なポイントです。
キャンセルポリシーも合わせて確認しておくこともお忘れなく。

※貸し会議室KUWAYAMAは、愛知県のアクセスの中心地「名古屋駅」の桜通口より徒歩3分の好立地にございます。
さまざまな収容人数の会議室がございますので、人数に合わせて会議室をご選択ください。
▷▷▷貸し会議室KUWAYAMAのHPはこちらから

役員のスケジュールを押さえる

株主総会を日程通りに開催するためには、役員のスケジュールを押さえることも重要です。
役員は企業の重要な幹部であり、株主総会には必ず参加する必要があります。
ほとんどの役員は多忙なスケジュールを抱えており、株主総会の日程を考慮してスケジュールを組む必要があります。
早めに調整を行い、役員の参加を確保しましょう。

関連書類にミスがないようチェック体制に気をつける

株主総会の準備においては、関連書類の作成やチェック体制にも注意が必要です。
株主に提供する資料や議案書などの関連書類は正確かつ適切な情報が記載されていることが重要です。
ミスや誤った情報があると、株主の信頼を損なうことになりかねません。
書類作成やチェックの段階で、注意深く確認しましょう。
前日や当日には、役員との最終確認を行い、会議の準備を整えます。
必要な資料やスピーチ、プレゼンテーションなどを役員に提供して、円滑な株主総会の運営を目指します。

まとめ|余裕のある準備を

ここまでたくさんご説明をさせていただきましたが、今一度振り替えりを含め下記にまとめてみました。

  1. 早めのスケジュール設定: 株主総会の開催日程を早めに設定しましょう。
    企業の決算期などを考慮して、開催日を決定することで、スケジュールの調整がしやすくなります。
  2. 会場予約の早期確定: 会場の予約は早めに行いましょう。
    大規模なイベントが多いため、希望する日程に会場が空いているか確保するためにも、できるだけ早く予約手続きを進めることが重要です。
  3. 参加者の招集通知: 参加者に対して、株主総会の招集通知を早めに送付しましょう。
    開催日時、会場の場所、議題などの詳細を記載した通知を配布することで、参加者に事前に情報を提供できます。
  4. 資料の整備: 株主総会で扱う資料やプレゼンテーション資料を余裕を持って整備します。
    資料作成や内容の精査に時間をかけることで、株主に対して分かりやすく、適切な情報提供ができます。
  5. トラブルシューティングの準備: 不測の事態に備えて、トラブルシューティングのプランを余裕を持って検討します。
    会場の設備トラブルや参加者の問い合わせ対応などに対応できる準備をしておくと安心です。
  6. イベントスタッフの配置: 株主総会は大規模なイベントであるため、スタッフの配置も慎重に行います。
    必要なスタッフの人数や役割分担を決定し、円滑な運営を目指します。
  7. 余裕を持ったリハーサル: 重要なスピーチやプレゼンテーションがある場合は、余裕を持ったリハーサルを行います。
    プレゼンターが自信を持って発表できるように、練習の時間を確保しましょう。

余裕を持った準備を行うことで、トラブルやミスを最小限に抑え、円滑な株主総会の開催ができるでしょう。
準備に余裕を持つことは、企業のイメージ向上や株主との信頼構築にも繋がります。
会社の状況や要素を考慮して慎重に進めていくと安心ですね。
開催時期や関連スケジュール、日程通りに開催するためのポイントを押さえ、十分な準備を行いましょう。
株主総会は、会社の重要なイベントの一つであり、円滑に開催することで株主との信頼関係を築くことができます。
株主の権利を尊重し、株主総会を適切に運営することが、会社の発展につながることを忘れないでください。

名古屋駅周辺で株主総会の会場をお探しの方がいらっしゃいましたら、ぜひこの機会にここ「貸し会議室KUWAYAMA」で開催してみませんか。
おすすめは、404会議室です。
厳かな雰囲気の会議室なので、厳粛な株主総会にはピッタリです。
ぜひ、一度ご利用くださいませ。
もちろん他の会議室でも行っていただくことは可能ですので、人数に合わせて会議室をお選びください。

ご不明な点等ございましたらお気軽にお問い合わせくださいませ。

この記事をシェアする>>

  • Twitter
  • Facebook
  • LINE

この記事を書いた人

スタッフ

スタッフSTAFF

貸し会議室KUWAYAMAの受付スタッフです。 会議室の最新情報をいち早くお知らせいたします。 よろしくお願いします。

  • Twitter
  • Facebook
  • LINE

関連記事

7月現在[予約受付期間]

2024.07.01

7月現在[予約受付期間]

[2024年]夏季休業について

2024.05.31

[2024年]夏季休業について

会議効率化!会議の生産性を高める方法とポイントを解説

2024.07.02

会議効率化!会議の生産性を高める方法とポイントを解説