わかりやすい議事録の書き方

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わかりやすい議事録の書き方

わかりやすい議事録の書き方議事録は、会議で決定された内容や議論の経過を記録し、会議後にその内容を関係者に共有するための重要なツールです。
正確で分かりやすい議事録を作成することは、会議の成果を最大化し、参加者が次のステップを確認するためにも不可欠です。
議事録には、会議の日時や場所、出席者、議題などの基本的な情報から、議論の詳細、決定事項、次回会議の日程など、さまざまな情報を盛り込む必要があります。
今回は、議事録の基本的な書き方と、必要な項目について詳しく解説します。
これを読めば、議事録を適切に作成し、会議の記録を効果的に管理できるようになります。

議事録の目的と重要性

会議の内容や決定事項の共有

議事録は会議で話された内容や決定された事項を正確に記録し、関係者に共有するために必要です。
例えば、新製品の開発会議では、重要なアイデアやタスク分担を議事録に残すことで、各担当者が自分の役割を明確に把握できます。
また、問題解決のための会議では、議論された解決策とその理由を記録することで、後からの確認や見直しがスムーズに行えます。
これにより、記憶の飛び交いや会議後の誤解を防ぐことができます。

備忘録・次回会議のアジェンダとして活用

議事録は、会議内容を忘れずに保存する備忘録として活用されます。
プロジェクトの進行状況を確認するための会議では、どのタスクが完了し、どのタスクが未完了であるかを記録することで、次のステップを明確にできます。
また、予算会議では、各部門の提出した予算案や修正依頼の内容を詳細に記録することで、後からの調整や確認が容易になります。
その上、次回会議のアジェンダを簡単に編成できる資料としても活用されます。

チームや組織の意思決定プロセスの記録

わかりやすい議事録の書き方議事録は、チームや組織の意思決定プロセスを記録するための重要なツールです。
新規事業計画を検討する会議では、各アイデアのメリットとデメリットが議事録に記録されていれば、後日それを基に意思決定の背景を確認することができます。
また、トラブル対応会議では、どの選択肢がどのような理由で選ばれたのかを明確に記録することで、将来的な同様の問題に対処しやすくなります。
これにより、過去の決定を調査したり、現在のプロジェクト進行状況を見直すことが可能になります。

議事録作成の事前準備

会議の議題や目的を把握する

議事録を作成するには、会議の議題や目的を事前に明確にしておくことが重要です。
議題を理解するためには、会議招集の際に配布される資料や議題一覧を事前に確認し、関連する情報を収集しておくことが有効です。
また、必要に応じて議長や主催者に事前に質問し、不明点を解消しておくと良いでしょう。
例えば、新しい製品の仕様を検討する会議では、製品の背景資料や競合情報を事前に読んでおくことで、会議中の議論をより深く理解できます。
これにより、要点を抑えた議事録を書きやすくなります。

議事録のフォーマット・テンプレートを用意する

議事録作成を効率よく行うためには、事前にフォーマットやテンプレートを用意しましょう。
例えば、日時、出席者、議題、決定事項、次回会議の日程などの項目を含む基本的なテンプレートを作成しておくと便利です。
また、ExcelやGoogleドキュメントを活用してカスタマイズ可能なテンプレートを作成すると、異なる種類の会議にも柔軟に対応できます。
ある程度固定したフォーマットを使用することで、記録の抜け漏れを防ぎ、議事録の内容を正確に保つことができます。

過去の議事録をチェックする

過去の議事録を確認しておくことで、会議の続き情報や結果をより深く理解できます。
例えば、前回の会議で未解決だった課題や進行中のプロジェクトの状況を再確認する際に役立ちます。
また、確認する際には、重要な決定事項やタスクの期限が記載されているか、記録漏れがないかを注意深く確認しましょう。
これにより、重複した内容を避け、最適な議事録作成が可能になります。

議事録の必要項目と基本的な書き方

日時、場所、出席者などの基本情報

議事録の作成において、最初に記録すべき情報は「会議の基本情報」です。
この基本情報があることで、議事録を後から見返したときに、会議がいつ、どこで、誰と行われたのかが瞬時に分かります。
まず最初に記録すべき項目を確認しましょう。

  1. 日時
    会議の開催日時は必ず記載します。
    日時が記録されていないと、会議内容を確認する際に、どの会議の記録かが分からなくなり、混乱を招く原因となります。
    特に、同じテーマで複数回会議が行われる場合には、日時の記録が重要です。
    また、日時には開始時刻と終了時刻を明記することで、会議の所要時間を把握することができ、今後の会議のスケジュール調整に役立ちます。
  2. 場所
    会議が行われた場所も重要な情報です。
    会議がオフラインで行われた場合は、会議室名やビル名を記載します。
    オンライン会議であれば、使用したツール(Zoom、Microsoft Teams、Google Meetなど)を明記し、会議URLを添付することで、後から参加者が会議の記録を簡単に確認できます。
    オンライン会議が普及する中で、この情報は特に重要です。
  3. 出席者
    出席者の名前とその役職を記録することは、会議の内容を後から理解するための鍵となります。
    出席者が誰であったかを記録することで、会議でどの部署や担当者が発言したか、また誰が決定を下したのかが明確になります。
    特に、重要な決定を行った出席者や意見を述べた発言者の名前を記録しておくと、後日確認した際に便利です。
    また、欠席者についても記録しておくと、会議に出席できなかったメンバーが後で情報を把握しやすくなります。

議題や内容要旨(決定事項)

わかりやすい議事録の書き方議事録において次に重要なのは、会議で話し合われた議題とその内容要旨です。
これがしっかり記録されていないと、会議で決定した事項が後で不明瞭になり、誤解やミスが生じる可能性があります。
議事録には、各議題の要点を簡潔にまとめ、どのような結論が出たのかを明確に記録します。

  1. 議題
    会議で扱ったテーマや議題を記録します。
    議題は、会議の進行をスムーズにするためのガイドラインとなるため、できるだけ簡潔に記載しましょう。
    例えば、「新製品のマーケティング戦略について」や「2024年度の予算案に関する討議」など、会議の目的を示すものです。
    会議の議題を明確に記録しておくことで、後でその議題に関連する内容を整理しやすくなります。
  2. 内容要旨
    各議題について、話し合われた内容の要点を記録します。
    会議で出た意見や提案、議論の流れを簡潔にまとめましょう。議事録を作成する際には、重要な意見や提案を漏らさずに記録することが求められます。
    ただし、あまりに詳細に記録しすぎると、議事録が冗長になり、後から確認する際に負担が増えるため、要点を絞って記録することが大切です。
  3. 決定事項
    各議題において最終的に決定された事項を明確に記載します。
    決定事項は、誰が担当するのか、次に取るべきアクションは何かを具体的に記載することが重要です。
    例えば、「次回会議までにプロジェクトの進捗を報告する」といった具体的なアクションアイテムを記載しておくことで、関係者がどのような行動を取るべきかが一目瞭然となり、実行に移す際の指針となります。

詳細な会議内容

会議の議事録において、最も重要かつ詳細に記録すべき部分が会議内容です。
この部分では、実際にどのような議論が交わされたのか、発言者の意見やその背景を詳しく記録します。
会議内容を詳細に記録することで、後からその議論を再現したり、どの意見がどのように採用されたのかを確認したりすることができます。

  1. 発言者の名前
    誰が発言したのかを記録することで、その意見がどのような背景を持っているのか、また後でその発言者に確認を取る場合にも役立ちます。
    発言者の名前を記録することで、意見や提案の責任を明確にすることができます。
  2. 議論のポイント
    会議で重要な議論が行われた場合、その内容を詳細に記録します。
    議論の進行や決定の背景を正確に記録しておくことで、なぜそのような決定がなされたのか、またどの意見が優先されたのかを後から理解することができます。
    これにより、次回の会議で同じ議題を取り上げた際に参考になります。
  3. 採用された意見とその理由
    会議中に議論された意見や提案の中で、最終的に採用されたものと、その理由を記録します。
    これにより、後からその決定に至った過程を理解しやすくなり、必要に応じてその判断を再確認することができます。
    特に、異なる意見が対立した場合には、どの意見が選ばれたのか、その理由を記載しておくことが重要です。

次回会議の日程

議事録には、次回会議の日程も必ず記載しておくべきです。
次回会議の日程を記録することで、関係者が次の会議に向けて準備を進めることができ、会議の継続的な進行がスムーズに行われます。
また、次回会議に向けた議題案や準備事項も記載しておくと、参加者が効率よく準備を進められます。

所見や課題(省略可)

議事録には、会議で見つかった問題点や今後の改善点、追加で検討すべき課題などを記録することがあります。
このセクションは必ずしも必要ではありませんが、会議の内容を振り返り、次回に向けての改善点を記載しておくと、より効果的な会議の運営に役立ちます。

わかりやすい議事録を書くコツ

5W1H/5W2Hを意識して要点をまとめる

わかりやすい議事録の書き方議事録で最も重要なのは、会議で話し合われた内容を「誰が」「いつ」「どこで」「何を」「なぜ」「どのように」といった基本的な要素を押さえて、要点をまとめることです。
このため、議事録作成時には「5W1H」を意識して記録することが不可欠です。

  • Who(誰が)
    それぞれの議題について、誰が発言したのか、どの担当者が責任を持つのかを明確にします。
    これにより、後から発言の責任を追跡することができます。
  • When(いつ)
    会議で決定されたタイムラインや次回の会議日程を記録します。
    特に期限や重要な日付がある場合、見逃さずに記載しましょう。
  • Where(どこで)
    会議がどこで行われたのか、オフラインの場合は会議室名、オンラインの場合は使用したツール(Zoom、Teamsなど)を記録します。
  • What(何を)
    会議で議論された議題や決定事項を記録します。
    具体的な内容を漏れなく記載することが大切です。
  • Why(なぜ)
    なぜその議題が選ばれ、議論されたのか、またはなぜその決定がされたのかを簡潔に記録します。
  • How(どのように)
    会議中に採られた方法や、決定事項を実行するためのステップを記載します。
    これにより、具体的な実行手順が後で確認できます。

さらに、5W2Hとして「どれくらいの予算で」「どの程度のスケールで」などの詳細な要素も盛り込むことで、議事録がより具体的で実行可能なものになります。

決定事項と意見を明確に区別する

議事録を書く際には、決定事項と意見をきちんと区別して記録することが非常に重要です。
これをしっかりと分けておくことで、会議の結果とその過程を後で簡単に確認できるようになります。
会議の中で最終的に決定された内容は、誰が何をいつまでに行うのか、どのようなアクションを取るのかを明確に記録します。
例えば、「次回会議までにA部署がBについて調査を行う」といった具体的な内容が求められます。
また、会議中に出された意見や提案は、決定事項とは区別して記録します。
意見を記録することで、後からその意見が採用された理由や背景を理解する手助けとなります。

具体的な数字や重要な単語は聞き逃さない

会議の中で出てくる数字や具体的な指示、重要なキーワードは特に注意深く記録する必要があります。
これらの情報は後で計画を立てたり、予算を管理したりする際に重要な指標となるため、議事録に正確に反映させましょう。
予算額、売上目標、期限などの具体的な数字は、間違って記録したり、記録を忘れたりしないように、確実に書き留めておくことが重要です。
そして、業務上重要な専門用語やキーワードは、聞き逃さないようにしましょう。
これらは、議事録の内容が専門的であっても、関係者が理解できるようにするために欠かせません。

発言者や責任者を明記する

誰がどのような発言をしたのか、そして決定された内容に対して誰が責任を持つのかを明記することは、議事録の信頼性を高めます。
特に、会議の中で重要な決定が行われた場合、発言者とその内容を正確に記録しておくことは後々の混乱を防ぐために非常に重要です。
発言した人物の名前と、その内容を記録しましょう。
特に議題ごとに発言者を記録することで、誰がどのような意見を述べたのかが後で確認しやすくなります。
さらに、決定事項に対して誰が責任を持つのかを明確に記録します。
これにより、次回会議やプロジェクトの進行状況を追跡することが容易になります。

簡潔な文章や箇条書きを活用する

議事録を作成する際には、簡潔な文章と箇条書きを活用することで、情報を整理し、視覚的にわかりやすく伝えることができます。
長々とした文章ではなく、要点を絞って簡潔に記載することで、後で読み返した際にもすぐに理解できるようになります。
複雑な表現や冗長な言い回しを避け、必要な情報だけを簡潔に記載しましょう。
例えば、「A部署は次回会議までにBの件を調査する」など、短く要点を押さえた文章が理想的です。
また、議事録の中で複数の項目を記録する際は、箇条書きを活用することで視覚的に整理された内容になります。
特に決定事項やアクションアイテムを箇条書きにすると、後から確認しやすくなります。

必要に応じて図表やテキスト以外の情報も利用する

わかりやすい議事録の書き方議事録の内容をよりわかりやすくするために、図表やテキスト以外の情報を活用するのも一つの方法です。
特に数字や進捗状況を伝える必要がある場合、視覚的な情報が効果的です。
会議の中で報告されたデータや進捗状況を図表やグラフで表現することで、視覚的に理解しやすくなります。
特に予算案や進捗報告などで効果的です。
そして、進捗管理やスケジュール調整を行うために、チャートやタイムラインを利用することで、アクションプランを一目で把握できます。

会議に同席したメンバーに内容を確認してもらう

議事録を作成した後、必ず会議に同席したメンバーに内容を確認してもらうことが重要です。
これにより、誤った情報や漏れがないかをチェックでき、参加者全員の同意を得ることができます。
議事録を作成後、関係者に送付して内容を確認してもらいます。
修正点や誤りがあれば、それを反映させることで正確な議事録を完成させます。
フィードバックを受けて議事録を更新することで、より正確な記録になります。
また、確認を怠ると誤解や混乱が生じる可能性があるため、必ず確認作業は行いましょう。

24時間以内に議事録を共有する

最後に、議事録は会議が終了した後、できるだけ早く共有することが求められます。
24時間以内に議事録を共有することで、会議の内容を参加者全員が新鮮なうちに確認することができ、迅速な対応が可能になります。
会議終了後すぐに議事録を作成し、24時間以内に関係者全員に送信しましょう。
これにより、会議の決定事項が確実に実行されるように促進できます。
メールや共有ドキュメント(Google Docsなど)を使って、すぐにアクセスできる状態で共有すると、誰でも簡単に議事録を確認できるようになります。

議事録のメモを効率的に取る方法

紙やPCでメモを取る際は、記号や装飾を活用する

紙やPCでメモを取る際、単なる文字だけでは重要な情報を素早く整理するのが難しくなります。
そのため、記号や装飾を活用することで、メモを効率的に取ることができます。
特に重要な部分や要点を記録する際に、記号(例:★、※、→、○)を使うと視覚的に目立たせることができます。
これにより、会議終了後にメモを見返した際に、重要な部分を簡単に識別できます。
PCでメモを取る場合は、太字や色を使うことで、特定のポイントを強調できます。
例えば、決定事項や次回のアクション項目は太字にする、議題ごとに異なる色を使うなどの方法があります。
これにより、後でその部分をすぐに見つけることができ、議事録の作成がスムーズになります。
また、複雑な内容を記録する際、リスト形式や箇条書きを使うことで、視覚的に整理されたメモを取ることができます。
これにより、ポイントを簡潔にまとめることができ、会議後の議事録作成にも役立ちます。

議題と決定事項をセットにしてメモする

会議の進行に合わせてメモを取る際、議題と決定事項をセットで記録することが非常に重要です。
これにより、会議の流れを振り返ったときに、何が決定されたのかが一目でわかりやすくなります。
まず、会議の各議題ごとに簡潔にメモを取ります。
議題は、どの部分が話し合われているのかを明確にし、その後に続く内容を整理するためのガイドとなります。
そして、議題ごとに、決定された事項やアクションプランをすぐに記録します。
例えば、「A部門が次回会議までにBの調査を実施する」など、具体的な内容を簡潔にメモします。
これにより、議事録を作成する際に決定事項をすぐにまとめられます。

録音・録画ツールやITツールを活用する

メモを取るだけでは、すべての内容を正確に記録するのは難しい場合もあります。
そこで、録音・録画ツールやITツールを活用することで、議事録を効率的に取ることができます。
会議中に録音ツールを使用して、発言内容を全て録音することができます。
これにより、メモを取る手が止まることなく、会議の内容を確実に記録できます。録音後に重要な部分を聞き返すこともでき、正確な議事録を作成するのに役立ちます。
特にオンライン会議の場合、録画機能を活用することで、会議の全体像を視覚的に記録することができます。
発言者やプレゼンテーション内容を後から確認することで、メモだけでは逃した重要な情報も補完できます。
Google DocsやOneNoteなどのクラウドベースのメモツールを使うと、リアルタイムでメモを共有したり、複数人で編集を行ったりできます。
これにより、会議終了後すぐに議事録を作成したり、他のメンバーと協力してメモを整理することができます。

まとめ

わかりやすい議事録の書き方様々なポイントを紹介いたしましたが、いかがでしたでしょうか。
これらの方法を取り入れることで、議事録作成の効率が向上し、会議後の振り返りや次のアクションに役立つ明確でわかりやすい議事録を提供できるようになります。
どの方法も、チームの生産性を高め、会議の目的をよりスムーズに達成するための大切な手段となります。
これらのポイントを押さえることで、誰でも簡単に理解できるわかりやすい議事録を作成でき、会議の成果を確実に次のステップへと繋げましょう。

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