会議室の席順・席次のマナー|失礼にあたらないよう注意

News

052-589-6850052-589-6850

受付時間

平日9:00-17:30
土曜9:00-15:00 日祝休

会議室の席順・席次のマナー|失礼にあたらないよう注意

はじめに

席順や席次(せきじ)とは、会議やイベントなどで参加者が座る位置や席の配置のことを指します。
席順や席次は、会議や集まりの進行やコミュニケーションに影響を与える重要な要素であり、適切に決定されることが求められます。
会議室での席順と席次に関するマナーは、効果的なコミュニケーションとプロフェッショナリズムを維持するために不可欠です。
会議室の席順を適切に決め、失礼や混乱を避けるためのポイントを押さえましょう。

【基本ルール】出入り口から遠いほうが上座

会議室の席順・席次のマナー|失礼にあたらないよう注意会議室での席順や席次を決める際、基本的なルールとして、出入り口から遠いほうが上座に座ることが一般的です。
このルールは、会議の円滑な進行と、社交的な場面における礼儀正しい振る舞いを実現するために非常に重要です。
出入り口に近い席は通行が多いため、遠いほうが上座となり、席の立ち座りが最小限に抑えられます。
出入り口から遠い席に座ることは、他の参加者にもリスペクトを示す方法であり、最も重要なメンバーやリーダーのために確保されます。
この基本ルールに従うことで、会議室内での席順に関する混乱や意見の対立を減少させ、円滑なコミュニケーションを可能にします。
また、この基本ルールを守ることは、社会的な場面においても他人への敬意を示し、プロフェッショナルな印象を与える手助けとなります。

議長や進行役がいる場合の席次

議長や進行役がいる場合、会議室内での席次の決定は特に重要です。
議長や進行役は会議の進行をリードし、参加者の意見交換を円滑に進める役割を果たします。
そのため、彼らの席次は会議の成功に大きな影響を与えます。

机の配置が「ロの字型」の場合

まず、机の配置が「ロの字型」の場合、議長や進行役は、出入口から遠い場所の真正面に座ります。
そして、出入口から遠く議長や進行役に最も近い席、下記の図では①が上座となります。
2番目の上座は、①ほどは遠くないが議長や進行役に最も近い席、すなわち②が該当します。
そのあとは、①②を決めたルールに従うと③~⑧が決まります。
議長の正面には、誰も座りません。

会議室の席順・席次のマナー|失礼にあたらないよう注意

 

机の配置が「コの字型」の場合

机の配置が「コの字型」の場合、ロの字型と同じく出入口から最も遠い場所の真正面に議長や進行役が座ります。
そして、出入口から遠く議長や進行役に最も近い席、下記の図では①が上座となり、2番目に目上の人がその反対側に着席します。
その後の配置は、①②を決めたルールに従うと以下の通りとなります。
下座は先ほどと同じく、出入口に最も近い場所とします。

会議室の席順・席次のマナー|失礼にあたらないよう注意

 

会議室の机が円形の場合の席次

会議室の席順・席次のマナー|失礼にあたらないよう注意

会議室の机が円形の場合、席次の配置について特別な考慮が必要です。
円形の席次配置は、全ての参加者が対話しやすく、共感しやすい環境を提供するためのものであり、円卓会議(Round Table Conference)として知られています。
以下は、円形の席次に関する一般的なガイドラインです。

円形の席次配置においても、通常は中央に議長の席が配置されます。
議長は会議をリードし、参加者の発言を調整する役割を果たすため、議長は円卓の中央に座り全ての参加者に視覚的にアクセスできるようにします。
席次の配置においては、プレゼンテーションやスクリーンを見やすい位置に配置することが重要です。
全ての参加者がプレゼンテーションやスピーカーに視線を集中できるように工夫します。
円卓の周りには、参加者が快適に座るためのスペースを確保します。
椅子とテーブルがきちんと配置され、足元のスペースが広く取られていることを確認します。
円卓の配置は、対話と協力を奨励するために使われることが多いため、全ての参加者が平等に発言権を持ち、意見交換が円滑に行える環境が整備されます。
円卓ディスカッションでは、進行役が特に重要です。
進行役は議長の代わりに議論の進行や時間管理を担当し、円滑なディスカッションを支援します。

円形の席次配置は、参加者全員が平等で、対話が中心となる会議や協議に適しています。
円卓ディスカッションは意見交換や共感を促進し、効果的なコミュニケーションを実現します。

会議室の席順・席次のマナー|失礼にあたらないよう注意

会議室の机が円形に配置されている場合、席次を決定するのはやや複雑ですが、やはり出入り口から最も遠い席に議長や進行役を配置します。
そして、出入り口から一番遠い奥の席が最上位の人が座る上座で、その次は、議長や進役をはさんで反対側という順番で着席していきます。

会議室にお客様を招いて会議をする場合の席次

会議室にお客様を招いて会議を行う際、席次の決定は特に慎重に行う必要があります。
お客様との印象を良くし、円滑なコミュニケーションを促進するために、席次に関する注意が必要です。
まず、お客様に対しては最大限の配慮と尊重を示すために、上座を提供することが一般的です。
お客様は会議のゲストであり、彼らに快適で歓迎された気持ちを与えることが大切です。
したがって、お客様向けに特別な座席を用意しましょう。
お客様に上座を提供し、重要な位置に座ってもらうことが一般的です。
また、お客様の席は議長やホストの近くに配置されることが多いです。
これにより、議長やホストがお客様と直接コミュニケーションをとりやすくなります。
お客様との対話を促進し、彼らに最高の体験を提供します。
主要なメンバーを配置することで、円滑なコミュニケーションができる環境を提供します。
お客様向けの席は、快適で適切な距離を保つことが大切です。
彼らに座りやすい椅子やテーブルを提供し、疲れることなく会議に集中できるようにしましょう。
プレゼンテーションやスクリーンを見やすい位置に配置し、視野が良く全ての情報を確実に受け取れるように工夫します。
また、お客様の席の周囲には、静かで落ち着いた環境を提供し、騒音や他の参加者との干渉が最小限に抑えられるようにします。

お客様を招いての会議では、彼らの快適さと印象形成が非常に重要です。
適切な席次の選定と、お客様に特別な扱いを提供することで、プロフェッショナルで印象的な会議を実現できます。

応接室にお客様を招いて会議をする場合の席次

応接室での会議は、特に注意が必要な場面の一つです。
ここでは、お客様との円滑なコミュニケーションを実現するための席次に焦点を当てます。
応接室には長椅子がある場合とない場合、それぞれの状況に合わせた席次戦略を考えてみましょう。

長椅子がある場合

会議室の席順・席次のマナー|失礼にあたらないよう注意

応接室に長椅子がある場合、席次を決定する際にはお客様の快適さとコミュニケーションを重視することが大切です。
長椅子は通常、複数の人が座ることができるため、お客様同士や会社のメンバーとの対話を促進するのに適しています。
お客様同士が近くに座ることで、自然なコミュニケーションが生まれ、信頼関係が構築されやすくなります。
一方、長椅子の端に座ることができるのはお客様の特権と考え、お客様に最も快適な位置を提供しましょう。
そのため、図のように①が最も上座の席となります。
自身の席はお客様に合わせて調整し、お客様の話に集中できる環境を整えましょう。

長椅子がない場合

会議室の席順・席次のマナー|失礼にあたらないよう注意応接室には、長椅子を置かず全て1人掛けの席となっている場合もあります。
応接室に長椅子がない場合、席次をどのように考えるべきでしょうか?
来客側は出入り口から遠い列側に座りますが、その中でも真ん中の席が1番の上座です。次が②・③の席となります。
会社側3名の上座・下座の席も同様です。

景色や調度品が楽しめる応接室・会議室にお客様を招いて会議をする場合の席次

景色や調度品が魅力的な応接室や会議室での会議は、特別な雰囲気を醸し出します。
こうした場所での席次には、独自の戦略が必要です。
まず、景色が楽しめる場所に座ることで、会議の雰囲気を一層リラックスしたものにすることができます。
窓際の席に座らせることで、お客様は美しい景色を楽しみながら会議に参加できるでしょう。
調度品が素晴らしい場所に座ることで、お客様に高級感を演出しましょう。
調度品やアート作品を楽しむことで、会議の雰囲気が一層豊かになり、会話が活気づきます。
席次決定の際には、景色や調度品が提供する特別な体験を最大限に活かし、お客様に印象を残すことが重要です。

席決め以外にも会議の前後にはやることがたくさん

席次決定は重要ですが、会議の成功にはそれだけでは足りません。
会議の前後には、さまざまなことに注意を払う必要があります。
会議室の準備は、応接室や会議室の清潔さ、必要な資料の用意、技術機器の動作確認などを含みます。
また、会議が終わった後もアフターケアが必要です。
お客様に感謝の意を示し、次回のアクションアイテムを確認し、会議の成果をまとめることが重要です。
さらに、アンケート調査を行い、参加者のフィードバックを収集し、次回の会議を改善する手助けとしましょう。
席次決め以外にも、会議の前後には多くのステップがあり、これらを適切に管理することが成功を決定づけます。

名古屋で立地のいい会議室なら「貸し会議室KUWAYAMA」

貸し会議室KUWAYAMAは、名古屋駅桜通口より徒歩3分の好立地にございます。
公共交通機関が集中している名古屋駅が最寄り駅のため、遠方から参加される方にとっても迷わず来ていただくことができるので主催者の方も安心です。
実際、利用される方ほとんどが「名古屋駅から近いから」という理由でご利用いただいています。

まとめ

名古屋駅周辺で会議室をお探しの方はいらっしゃいませんか。
ぜひ貸し会議室KUWAYAMAをご検討いただくうちの一つに加えてみてください。

ご不明な点等ございましたら、お気軽にお問い合わせくださいませ。
みなさまからのご予約をお待ちしております。

この記事をシェアする>>

  • Twitter
  • Facebook
  • LINE

この記事を書いた人

スタッフ

スタッフSTAFF

貸し会議室KUWAYAMAの受付スタッフです。 会議室の最新情報をいち早くお知らせいたします。 よろしくお願いします。

  • Twitter
  • Facebook
  • LINE

関連記事

キックオフミーティングとは?目的や注意点・開催場所など詳しく解説

2024.05.22

キックオフミーティングとは?目的や注意点・開催場所など詳しく解説

ブレインストーミングとは?正しいやり方や4つのルールを詳しく解説

2024.05.14

ブレインストーミングとは?正しいやり方や4つのルールを詳しく解説

【例文あり】会議をスムーズに進行できる司会者の特徴はコレ!プロが徹底解説

2024.04.22

【例文あり】会議をスムーズに進行できる司会者の特徴はコレ!プロが徹底解説