会議のやり方を徹底解説！注意点もあわせてご紹介

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2023.02.07

会議のやり方を徹底解説！注意点もあわせてご紹介

会議に参加してみると、スムーズに進んでいく会議もあれば、
同じようなことを繰り返してグダグダな雰囲気になってしまっている会議もありませんか？
会議はどういった点に気を付けて行えばよいかを一度考えてみましょう！

会議におけるポイントをご紹介

会議の効率化を図る必要がある

会議は長くやればやるだけ良い結果が得られるというものではありません。
参加者は時間を削って会議に参加してくれています。
なるべく短い時間で、内容の濃い会議を目指しましょう。

念入りな準備が必要

何も準備せず会議当日を迎えてしまってはいけません。
スムーズな進行を行うためには、さまざまな準備が必要です。
会議資料やホワイトボード等の備品の準備、進行役の選定など事前に行えることは準備して
おきましょう。

会議の目的を明確にしておく

参加者には、何について会議を行うのかを会議冒頭で伝えておきましょう。
そんなことは当たり前！と思われるかもしれませんが、何について話をしているかわからない会議は
意外と多いものです。
会議の目的を明確にしておけば、議論が深まります。

会議のやり方を詳しくご紹介

参加人数に合った会場を準備する

会議に参加する人数を確認し、適切な大きさの部屋を準備しましょう。
最近はコロナのこともあり少人数でも少しゆとりある大きめの部屋が好まれますので、
その辺を考慮して会場を選んでもいいかもしれません。

会議前

資料やアジェンダの準備

会議で使用する資料は事前に配布するようにしましょう。
アジェンダ（議題）も資料に記載しておけば、会議の途中で議題内容を確認したり
話が脱線した場合も軌道修正が楽に行えます。

参加者へ情報の共有や呼びかけを行う準備

資料の配布を行うことで参加者に対して事前に会議の目的や内容を把握してもらえます。
参加者は会議に対する意見や質問を事前にまとめることが可能になり、
事前の資料配布は会議への参加を促すことにもなります。

リマインドを行う

いきなり会議当日を迎えるのではなく、事前に一度連絡をするとよいですね。
しかし、前日や当日に確認の連絡をするのは少々直前すぎます。
連絡を見れていない人がいたり、会議を忘れていた人がスケジュール調整することができなくなります。
会議の場合、確認の連絡は3日前くらいを目安に取りましょう。

会議中

会議の趣旨や流れを説明

会議の冒頭では改めて会議の目的やゴールを伝えましょう。
そ簡単に全体の流れを説明し、参加している全員が同じ意識を持って会議に参加するようにします。

ルールや参加者の役割を説明

・他者から出た意見を反対するときは、代替案を出す
・発言する際は、なるべく短く
といったようなルールを設ると発言や議論がしやすいでしょう。
また、会議では主に司会進行役、議事録係、発表者、雑務係といった役割があります。
事前に割り振りしておくと、各自がしなければならないことが明確で動きやすいですね。