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目次
社会人になれば「会議」に参加する機会が増えます。
情報共有や業務報告のためにはとても重要な位置づけにある会議ですが、
気が付いてみたら無駄に長時間経っていた…ということもよくあります。
内容のない会議を長時間行っていても参加者にとっては時間の無駄ですよね。
長時間会議をするデメリット
集中力が下がる
人の集中力が続く時間は、15分・45分・90分という区切りがあります。
ここからもわかるように、最長でも90分が集中力の限界と言われています。
90分を経過してしまうと、一旦休憩を入れた方が確実に集中力が上がりますが、
なるべく30分以上90分以下で終わらせるように心掛けてみるといいですね。
重要なポイントが掴みづらい
だらだらと長時間会議を行っていると、その会議そのものの目的を忘れてしまいがちです。
今回の会議のテーマや目的を1番始めに提示をして話を始めるといいですね。
時間がもったいない
結論が出ないからとひたすら議論したり、
議論が盛り上がったけれども30分で終わらせる予定が1時間も経過していたという状況は
あまりよくないですね。
どちらも時間がとてももったいないです。
なぜ長時間の会議になってしまうのか
時間を決めていないor守れていない
会議を開始する前に時間を決めていないと無意味な話し合いが続き時間だけが過ぎていきます。
また時間をきちんと決めてもそれを守れていないのでは意味がありません。
意見がまとまらない
会議の参加者が多ければ多いほどいろいろな意見が出てきます。
意見をまとめず話しているとこれもどんどん時間が過ぎていきますね。
会議の目的や内容を決めずに始めてしまう
何を目的とした会議なのかという当日のテーマや目的を決めておかないと話の終着点がないため、
会議は終わりなく続いてしまいます。
長時間にならず、スムーズに会議を行うコツ
時間を決めて、厳守する
必ず会議の終了時間を決めて、会議を行いましょう。
時間に制限があることを理解しているかどうかで、参加者の意識も変わります。
そしてきちんと時間は守りましょう。
事前に段取りをして、話し合う内容を決めておく
会議で話す内容を事前に資料として配布し、会議での議題を確認しておきましょう。
もちろん会議直前に配布するのではなく、前日になど前もって配布してください。
修正点があれば、変更もできますよね。
進行役を作る
進行役となる人も必要です。
意見が何も出てこない時はだれかを指名して質問したり、逆に意見がまとまらない時は話をまとめたりと
時間を意識して時間内に結論が出るよう円滑な会議の進行には欠かせない存在です。
必要なメンバーだけで会議を行う
人数が多いほどいい意見やアイデアがでるとは限らないので、
今回の会議の内容に本当に必要なメンバーを厳選してください。
適正人数で会議をすることも円滑に会議を進めるためには重要です。
4人～6人くらいが目安です。
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