議事録の重要性は、その中に詳細な情報が含まれていることにあります。
会議での発言や提案、合意事項や特記事項などが明確に記載され、これによって関係者が会議内容を理解し、同じページで意思疎通ができるようになります。
この情報の共有が円滑な業務の進行に繋がり、未来の判断材料としても利用されるのです。

さらに、議事録は組織内での情報伝達や透明性の向上にも寄与します。
組織の各メンバーが同じ情報を得ることで、統一感が生まれ、一致団結した行動が期待できます。
また、プロジェクトの進捗や課題に関する詳細な情報が明確になることで、意思決定の質が向上し、良い結果を生む土壌となります。

議事録の作成時に課題になること

議事録の作成は、その重要性に反して様々な課題が伴うものです。
これらの課題を的確に解消することが、読み手にとって有益で褒められる議事録を作成する鍵となります。

まず、情報の不足が一つの大きなハードルです。
会議や協議の進行中に発生する情報は多岐にわたり、それらを正確かつ包括的に把握することは容易ではありません。
特に、重要なポイントや決定事項が漏れると、後での判断材料としての価値が減じられてしまいます。
この点においては、効果的なノートテイキングや情報共有の仕組みを導入することが求められます。

次に、不正確な記載が課題となります。
議事録は正確な情報を提供することが期待されており、誤った情報が含まれると信頼性が損なわれかねません。
これを解決するためには、会議の進行に注意深く耳を傾け、的確に要点を捉える能力が必要です。
また、取得した情報を疑問視し、必要に応じて確認を行うことも大切です。

さらに、冗長な表現も議事録の作成時に頻繁に見受けられる問題です。
冗長な表現は読み手の理解を妨げ、情報を効果的に伝達できない原因となります。
こうした課題を解消するためには、効果的な文章構造や表現方法を身につけ、的確かつ簡潔な表現を心掛けることが重要です。

議事録のポイントは「文書として美しく、簡潔で知りたいことがわかるか」

褒められる議事録を作成するためには、文書の美しさと簡潔さが欠かせません。
読み手が必要な情報をスムーズに把握でき、かつ文章が美しく整っていることが、高い評価を得るポイントとなります。
これらの要素を効果的に組み合わせ、褒められる議事録の作成に挑戦しましょう。

まず、文書の美しさは見た目だけでなく、読み手にとって心地よく受け入れられる要素です。
適切なフォントや行間、見出しの使い方など、視覚的なバランスを考慮することが大切です。
また、箇条書きや番号付けなどを活用して視覚的な整合性を保ち、読みやすいレイアウトを作り出します。
美しく整った文書は、プロフェッショナリズムを感じさせ、信頼性を高めます。

次に、簡潔さは冗長さを排除し、的確な情報の伝達を目指す要素です。
余計な修飾語や冗長な表現を削ぎ落とし、明確かつ効果的にメッセージを伝えることが重要です。
読み手が迷わずに要点を把握できるよう、簡潔でありながらも適切な詳細を提供することが求められます。

これらのポイントを具体的な例を挙げながら解説します。
まず、見出しやフォントの選択においては、明朝体やサンセリフ体など、用途に応じた適切なフォントを選ぶことが重要です。
また、行間や段落の使い方にも気を配り、読み手にとって視覚的に疲れない工夫を施します。
簡潔さの例として、冗長な表現を避け、具体的な数字や事実を交えながら要点をまとめます。
例えば、「プロジェクトの進捗に関しては、前回の会議でお伝えした通りです。」という表現よりも、「プロジェクトの進捗は前回と同様です。進捗率は90%に達しています。」といった具体的な表現が簡潔で分かりやすくなります。

議事録作成時のコツは「事前準備」と「構成力」

会議の要点・目的を知っておく

まず、会議の要点を把握することは、議事録作成の出発点です。
会議の議題や議論の焦点が何であるかを理解することで、議事録に盛り込むべき情報が明確になります。
これによって、議事録が余計な情報に溢れることなく、読み手が本質的なポイントを素早く把握できるようになります。

次に、会議の目的を把握することは、議事録の方向性を定める上でも重要です。
会議が何を達成しようとしているのか、どのような結論やアクションアイテムが期待されているのかを把握することで、議事録に盛り込むべき情報や重要なポイントが明確になります。
これによって、議事録が会議の目的に沿った内容を提供し、読み手にとって有益な情報源となることができます。

例えば、会議の目的が新規プロジェクトの立ち上げに関する意思決定であれば、そのプロジェクトの背景や目標、スケジュール、リソースの配分などが重要な要点となります。
また、会議の目的が問題解決や意思疎通であれば、議論の経緯や意見の交換、決定された解決策や次のステップなどが重要な要点となります。

会議前に議事録の構成を決めておく

良い議事録を作成するためには、会議前に構成の計画を立てることが欠かせません。
どのような項目をどの順番で盛り込むかを事前に決め、それに基づいて進行することで、議事録が整然としたものに仕上がります。

まず、構成の計画を立てる際に考慮すべき要素として、会議の流れや議題の進行が挙げられます。
会議の始まりから終わりまでの流れを予測し、それに基づいて議事録の構成を組み立てましょう。
この際、会議の要点や目的も考慮し、それらを適切な順序で配置することがポイントです。

例えば、以下のような構成を考えることができます。

• 議事録の基本情報
  会議の日時、場所、参加者のリストなど、基本的な情報をまとめる。
• 会議の目的と要点の確認
  会議の目的や議題、重要な要点を明示する。
• 進行した議題と議論のポイント
  会議で取り上げられた各議題について、進行と議論のポイントを整理。議論の流れや参加者の発言を記録する。
• 決定事項とアクションアイテム
  会議で行われた決定事項や次のステップとなるアクションアイテムをまとめる。
• その他補足事項
  会議で発生した重要な補足情報や参考資料など、必要な情報を追加。

これらの項目を明確にし、それぞれを整然と配置することで、読み手が迅速に必要な情報にアクセスできるようになります。
また、構成の計画を事前に決めておくことで、議事録の作成がより効率的に行えます。
議事録の構成はあくまで目的や会議の性格によって異なる場合がありますので、柔軟に調整しながら最適な形に整えることが大切です。

メモをする。手書きメモの場合は図式化してスピード化

メモを取る際には、重要なキーワードや要点に焦点を当てることが大切です。
冗長な文章よりも要点だけを抑え、情報の取捨選択を心掛けましょう。
また、時間が許す限り、発言者や議題といったコンテキストも併せて記録すると後で理解しやすくなります。

手書きメモの場合、図式化することで情報の整理がスムーズになります。
マインドマップやフローチャート、簡単な図表を活用して、複雑な情報を可視化しましょう。
これにより、複数のアイデアや関連性を素早く捉えることができます。
また、色や太字、下線などを使って重要なキーワードを強調しましょう。
これにより、後で見返した際に重要なポイントが一目でわかりやすくなります。