悪い会議の例

事前に会議の目的、方向性が決まっていない会議

無駄な会議を防ぐためには、最初に会議の目的や進むべき方向性をしっかりと定めることが必要です。
目的を持たないまま進行される会議は、参加者が焦点を失い、生産的な議論が難しくなります。
したがって、事前に明確な目標を定め、参加者に共有することが不可欠です。

意見が出にくいような雰囲気の会議

悪い会議の典型的な例として、意見が出にくい雰囲気が挙げられます。
これは、組織文化やリーダーシップの問題かもしれません。
オープンでコミュニケーションが活発な雰囲気を醸成することが重要であり、積極的なフィードバックが受け入れられやすい環境を作り上げるべきです。

鶴の一声で結論が決まってしまう会議

悪い会議では、リーダーシップが一方的に結論を出してしまうことがあります。
これは、全体の意見を無視したり、参加者が意見を述べることを躊躇させる可能性があります。
良い会議はチーム全体で協力し、議論を通じて結論を出すものであるべきです。

予定時刻を過ぎても続く会議

時間を守ることも大切なポイントです。
悪い会議では、予定時刻を守らずに長引くことがあり、これは参加者の集中力を損ないます。
会議は効率的かつ効果的に進行されるべきであり、時間の厳守がその一環です。

良い会議にするためのポイント9つ

日ごろの面談や報・連・相で解決できる問題もある

全ての問題を会議で解決するのではなく、日常的なコミュニケーションで解決できる問題はそちらで対応しましょう。
個々のメンバーが直面する業務上の課題や問題、チームメンバー間のコミュニケーションに関する問題、小さな質問や疑問は、すぐに解決できることが多いです。
これらは、日常的なコミュニケーションで解決することが可能です。

短時間の打合せで問題解決できる場合も

長時間を要する問題でも、短時間の打合せで進捗を確認し、必要に応じて継続的な議論を行いましょう。
短時間の打合せでも十分な成果を得るためには、事前に的確なアジェンダを設定することが不可欠です。
どの問題に焦点を当て、どの項目に集中するかを明確にしましょう。
これによって、迅速な意思決定が可能となります。

会議の目的と議題は事前を決めて参加者に共有

会議の成功のためには、事前に会議の目的と議題を明確にして、参加者に共有することが不可欠です。
会議がなぜ開催されるのか、何を達成するのかといった目的を具体的に設定します。
目的がはっきりしていないと、参加者は会議に対して適切な期待を持てません。
そして、事前に議題を参加者に伝えます。
これによって、参加者は会議に臨む前に目的を理解し、自らの意見や提案をより具体的に用意できます。

会議は長くて90分まで。始まりと終わりの時間を守る

会議の最適な時間枠は90分以内であると考えられています。
長時間の会議は参加者の疲労を引き起こす可能性があります。
90分を超えると、集中力が低下し、会議の品質が低くなる可能性があります。
始まりと終わりの時間を守ることで、参加者の体力と注意力を保つことができます。

会議に必要なメンバーだけを招集

無駄な参加者を避け、会議に本当に必要なメンバーだけを招集しましょう。
不要な参加者がいると、議題が散漫になりがちですが、必要最低限のメンバーであれば主題に集中できます。
これによって、議論がスムーズに進み、参加者全員が積極的に参加できます。

ファシリテーター役を必ず準備

良いファシリテーターが会議の進行を管理し、予定されたアジェンダに基づいて議論を誘導します。
議論に参加しづらいメンバーや消極的なメンバーがいた場合、ファシリテーターは適切に促進の手段をとり、争いや課題の解決が生じた場合、冷静かつ客観的な立場から問題を解決するための方法を提案し、メンバー間のコミュニケーションを円滑にします。
これによって、会議が時間通りに進行し、議題が適切にカバーされます。

会議の最後に全員の認識確認

会議での議論や意思決定には様々な視点が絡むことがあります。
最後に全員が共通の理解を確認することで、それぞれの意見や解釈の齟齬を解消できます。
また、人は同じ言葉でも異なる解釈をすることがあります。
認識確認を行うことで、誤解を未然に防ぎ、コミュニケーションの精度を向上させます。
会議の終了時には、全員が共通の認識を持っているか確認しましょう。
これによって、意見の齟齬や誤解を未然に防ぎます。

ホワイトボードで議事録として活用、最後に撮影して共有

会議の進行や意思決定の過程をホワイトボードを使って可視化し、最終的には写真に撮って共有することで、全員が同じ情報を持つことができます。
これにより、議事録の共有が円滑に行えます。

会議で決まったことを実行

会議で出た結論や決定事項を、実際の業務に反映させることで、組織全体の成果を最大化できます。
決まったことを実行することが、議論や協議の真の目的です。
実行力がある組織は、メンバーやステークホルダーから信頼を得やすくなります。
決まったことを着実に実行する姿勢は、プロフェッショナリズムと組織の信頼性を高めます。

まとめ

悪い会議を避け、良い会議を行うためには、事前の計画や準備が欠かせません。
参加者全員が積極的に意見を出し合い、効果的なコミュニケーションが行われることで、組織全体がより良い成果を上げることができるでしょう。
良い会議は組織の基盤を築き、持続可能な成功に寄与します。

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