急な予定変更や不測の事態により、予定していた打ち合わせを中止せざるを得ない場面は、ビジネスの現場で少なくありません。
しかし、単に「中止になりました」と伝えるだけでは、相手に不快感を与えたり、信頼関係にヒビが入ったりする可能性があります。
ビジネスメールでは、中止の連絡をいかに丁寧かつ迅速に行うかが、その後の関係性や再調整のしやすさを左右します。

本記事では、「打ち合わせ中止メールの書き方」から「社外・社内別の例文集」、さらに「状況別の対応ポイント」までを詳しく解説します。
これを読めば、どんな状況でも相手に誠意が伝わる中止メールが書けるようになります。

打ち合わせ中止メールが必要な理由

信頼関係を維持するための配慮

ビジネスの基本は「信頼関係」です。たとえやむを得ない事情で打ち合わせを中止する場合でも、誠実な連絡と謝罪をすることで相手の信頼を損なわずに済みます。
たとえば、「体調不良のため本日の打ち合わせを中止させてください」と一文だけ送るよりも、「ご多忙のところお時間を頂戴していたにもかかわらず、このようなお願いとなり誠に申し訳ございません」と丁寧に補足することで、相手への敬意が伝わります。
中止メールは単なる連絡ではなく、ビジネスマナーと誠意を示す機会でもあるのです。

相手の予定調整への影響を最小限にする

打ち合わせが中止になると、相手はその時間を他の業務に充てるなど、再度予定を組み直す必要が生じます。
そのため、できるだけ早く連絡することが重要です。
連絡が遅れるほど、相手側のスケジュールに支障をきたし、信頼を失うリスクが高まります。
また、単に「中止」だけでなく、「次回の日程は再度こちらからご連絡いたします」など、今後の対応を明示することで相手に安心感を与えられます。

今後のスムーズな日程調整のため

打ち合わせの中止を丁寧に伝えることで、次回以降の調整がスムーズになります。
曖昧な連絡や無愛想な文章では、「また日程調整するのが面倒だ」と思われることもありますが、礼儀正しく、前向きな姿勢を示すことで「改めて日程を調整しよう」と相手に思ってもらいやすくなります。
つまり、中止メールの品質＝今後の関係性の維持・改善に直結するのです。

打ち合わせ中止メールの基本的な書き方

件名は一目で中止とわかるように記載する

効果的な件名の付け方

件名は、受信者がメールを開く前に内容を把握できるようにすることが最も重要です。
特にビジネスシーンでは、相手が多くのメールを受け取るため、「どの予定が」「どうなったか」を即座に理解できる件名が求められます。

効果的な件名の作り方としては、以下のような構成がおすすめです。

• 【中止のご連絡】＋（日付）＋（打ち合わせの内容）

• 【ご連絡】＋（中止または延期）＋（案件名）

• 【重要】＋（打ち合わせ中止または変更）のお知らせ

例文としては、次のようなものが適しています。

• 【中止のご連絡】10月10日予定の営業打ち合わせについて

• 【ご連絡】本日の打ち合わせ中止につきまして

• 【重要】打ち合わせ日程変更のお知らせ

このように、「打ち合わせ」「中止」「ご連絡」などのキーワードを明確に含めることで、メール一覧の中でも内容が一目でわかりやすくなります。
特に外部の取引先や顧客に送る場合は、件名の分かりやすさが信頼維持の第一歩となるため、慎重に選びましょう。

緊急度が伝わる表現方法

急な中止連絡が必要な場合、件名に「至急」「急ぎ」「急遽」といった緊急語を加えることで、相手に早急な確認を促すことができます。
たとえば、以下のような件名が有効です。

• 【至急】本日打ち合わせ中止のご連絡

• 【急ぎのご連絡】10月6日予定の打ち合わせについて

• 【急遽】打ち合わせ中止のご連絡

ただし、注意すべきは「緊急語の乱用」です。
毎回「至急」や「重要」といった強い表現を使ってしまうと、本当に急を要する際に相手の注意を引けなくなってしまいます。
本当に急なキャンセルや、相手の行動が必要な場合に限定して使うようにしましょう。

また、緊急連絡の場合は、メール送信だけでなく電話やチャットでの補足連絡も忘れずに行うことがビジネスマナーです。

中止理由を明確かつ簡潔に説明する

理由別の説明方法

打ち合わせを中止する際に、相手が最も気になるのは「なぜ中止になったのか」という点です。
理由を明確に伝えることで、相手の不信感を防ぎ、誠実な印象を与えることができます。

ただし、理由は簡潔に・事実を中心に伝えることがポイントです。
以下は、状況別の例です。

• 社内事情による場合
  　「社内で急遽別会議が入ったため、〇日の打ち合わせを中止させていただきます。」

• 担当者の都合による場合
  　「担当者の体調不良により、〇月〇日の打ち合わせを延期させていただきます。」

• 天候・交通トラブルによる場合
  　「悪天候により交通機関に乱れが生じているため、やむを得ず本日の打ち合わせを中止いたします。」

• 相手側の都合に配慮した中止（双方調整）
  　「スケジュールを再調整させていただくため、今回の打ち合わせはいったん中止とさせてください。」

いずれの場合も、「申し訳ありません」「ご迷惑をおかけします」といったお詫びの言葉を添えることで、丁寧で印象の良い文章になります。

詳細を伝える際の注意点

中止理由を伝える際に注意すべきなのは、不要な情報を詰め込みすぎないことです。
内部の事情や個人名、機密情報に関する内容を過度に書くと、かえって印象を損ねる可能性があります。

たとえば、
「担当者がミスをしたため」や「上司の判断で」など、具体的な内部要因は避け、
「社内の都合により」や「諸事情により」と表現をぼかすのが無難です。

また、社外向けでは詳細よりも**対応策（再調整や別日提案）**を重視し、
社内向けではある程度背景を共有しても問題ない場合もあります。
相手との関係性や立場を考慮して、伝える範囲を判断しましょう。

代替日程の提案と調整方法

複数の候補日を提示する

打ち合わせを中止する際は、単に「中止します」と伝えるだけではなく、新しい候補日を提示することが重要です。
相手にとって再調整の手間が減り、誠意ある対応として好印象を与えられます。

例文としては、次のような書き方が適しています。

「つきましては、下記いずれかの日程で再度お時間をいただけますでしょうか。」
・10月10日（木）14:00～
・10月11日（金）10:00～
・10月15日（火）13:00～

このように3つ程度の候補日を提示しておくと、相手が選びやすくなります。
また、相手の業務時間帯や曜日の傾向を踏まえて提案することで、よりスムーズな再設定が可能です。

相手の都合を優先する表現

ビジネスメールでは、再調整をお願いする際に「相手を立てる言い回し」が重要です。
たとえば、以下のような表現を使うと柔らかく丁寧な印象を与えられます。

• 「ご多忙のところ恐縮ですが、ご都合のよい日時をお知らせいただけますと幸いです。」

• 「ご都合のよいお時間に合わせて再度調整させていただければと存じます。」

• 「もし上記日程が難しい場合は、別日で調整いたしますのでお知らせください。」

このように、相手の都合を優先する姿勢を見せることで、信頼関係を損なわずに今後の打ち合わせへとつなげることができます。

お詫びの言葉とクッション言葉の使い方

適切なお詫びの表現

打ち合わせ中止メールでは、まず「お詫び」から始めるのが基本です。
理由を述べる前に謝意を伝えることで、相手への敬意と誠意を示すことができます。

代表的な表現としては以下の通りです。

• 「急なご連絡となり申し訳ございません。」

• 「ご迷惑をおかけいたしますこと、深くお詫び申し上げます。」

• 「せっかくお時間を頂戴していたにもかかわらず、誠に申し訳ございません。」

また、社内向けの場合は、もう少し柔らかく
「急で申し訳ありませんが」「ご迷惑をおかけしてすみません」
といったカジュアルな表現でも問題ありません。

関係性に応じた言葉選び

お詫びやクッション言葉は、相手との関係性によって適切なトーンを選ぶ必要があります。

• 社外（取引先・顧客）向け：
  　「誠に申し訳ございません」「ご迷惑をおかけいたしますこと、深くお詫び申し上げます」など、敬語を重ねた丁寧な言い回しが基本です。

• 社内（上司・同僚）向け：
  　「急な変更となり申し訳ありません」「ご調整いただきありがとうございます」といった、少しフランクで感謝を含む表現が適しています。

また、謝罪の直後に「つきましては」「お手数をおかけしますが」などのクッション言葉を加えると、依頼や提案が自然に伝わります。
たとえば、
「ご迷惑をおかけいたしますが、改めて日程を調整させていただけますと幸いです。」
とすれば、謝意とお願いをスムーズにつなげることができます。

社外向け打ち合わせ中止メールの例文とポイント

取引先への打ち合わせ中止連絡では、誠実さと迅速な対応が何よりも重要です。
相手のスケジュールを奪う形になるため、できるだけ早く・丁寧に事情を伝えることが信頼維持の鍵です。
件名には「中止」や「ご連絡」といった明確な言葉を入れ、本文ではお詫び、理由、代替案の順で構成すると読みやすくなります。

取引先への中止連絡の例文

件名：【中止のご連絡】10月10日（木）打ち合わせについて

〇〇株式会社
〇〇部 〇〇様

いつも大変お世話になっております。〇〇株式会社の△△です。

誠に恐縮ですが、10月10日（木）に予定しておりました打ち合わせにつきまして、
弊社内の急な会議が入ったため、やむを得ず中止とさせていただきたく存じます。

ご多忙の中ご予定いただいていたところ、誠に申し訳ございません。
改めて日程を調整させていただければ幸いです。
以下、候補日をご確認のうえご都合をお聞かせいただけますでしょうか。

・10月15日（火） 午前
・10月16日（水） 午後

お手数をおかけいたしますが、何卒よろしくお願い申し上げます。

〇〇株式会社
△△ △△

---

このように、理由は簡潔に伝え、代替日を提示して相手に選択肢を与えることで、スムーズな再調整が可能になります。

初回訪問予定の中止連絡

件名：【ご連絡】初回打ち合わせ中止のお願い（〇〇株式会社）

〇〇株式会社
〇〇部 〇〇様

お世話になっております。〇〇株式会社の△△です。

〇月〇日に予定しておりました初回の打ち合わせですが、
社内の事情により一旦中止させていただきたくご連絡いたしました。

せっかくお時間を頂戴していたにもかかわらず、
このようなお願いとなり誠に申し訳ございません。

日を改めてご訪問させていただければ幸いです。
以下、候補日をご検討いただけますでしょうか。

・〇月〇日（〇）〇時～
・〇月〇日（〇）〇時～

ご多忙のところ恐縮ですが、ご都合をお聞かせください。
今後とも何卒よろしくお願い申し上げます。

〇〇株式会社
△△ △△

---

「初回訪問中止」は印象が悪くなりやすいため、お詫びのトーンを強め、誠実さを重視した文面にすることが大切です。

緊急での中止連絡の場合

件名：【至急】本日の打ち合わせ中止のご連絡

〇〇株式会社
〇〇部 〇〇様

いつもお世話になっております。〇〇株式会社の△△です。

誠に申し訳ございませんが、
本日予定しておりました打ち合わせにつきまして、担当者の急病により、
やむを得ず中止させていただくこととなりました。

直前のご連絡となり、ご迷惑をおかけいたしますこと、心よりお詫び申し上げます。
改めて日程を再調整させていただきたく存じます。
ご都合のよいお日にちをお知らせいただければ幸いです。

取り急ぎ、メールにてご連絡申し上げます。

〇〇株式会社
△△ △△

---

このように、迅速な謝罪と再調整への意欲を明示することで、信頼を失うリスクを最小限に抑えられます。

社外向けメール作成時の注意点

外向けメールでは以下の3点に注意しましょう。

1. 敬語の正確さ
   　社外宛では「恐縮」「お詫び申し上げます」「ご査収ください」などの丁寧語を用いましょう。

2. 社内都合を言い訳にしない
   　内部事情を詳しく述べるのは避け、「やむを得ない事情により」といった表現が無難です。

3. フォローを忘れない
   　代替日を提示し、調整が完了したら再確認メールを送ることで、誠実な印象を与えます。

社内向け打ち合わせ中止メールの例文とポイント

上司への中止連絡の例文

件名：本日の打ち合わせ中止について

〇〇部長

お疲れ様です。△△です。

本日14時より予定しておりました〇〇プロジェクトの打ち合わせですが、
参加予定の〇〇課長が急用で不在となるため、中止とさせていただきます。

改めて明日以降で再設定いたします。
候補日を整理し、後ほどご連絡いたします。

ご迷惑をおかけし申し訳ございません。

△△

---

上司宛では「判断理由」「次の対応」を簡潔に書くと、信頼感を保てます。

チーム会議の中止連絡

件名：【中止】本日の定例ミーティングについて

チーム各位

お疲れ様です。△△です。

本日予定していた定例ミーティングは、
議題の一部が未整理のため中止といたします。

次回は10月10日（木）に実施予定です。詳細は改めてご案内します。

よろしくお願いいたします。

△△

---

「理由＋再開予定」を明示することで、混乱を防げます。

部門間打ち合わせの中止連絡

件名：【中止のご連絡】〇〇部・△△部合同打ち合わせについて

関係各位

お疲れ様です。〇〇部の△△です。

明日予定しておりました〇〇部・△△部合同打ち合わせは、
資料準備の遅れにより一旦中止といたします。

次回開催日については再度ご相談させていただきます。
ご迷惑をおかけし恐縮ですが、何卒よろしくお願いいたします。

△△

---

部署間では、「一方的に中止した」という印象を避ける表現がポイントです。

社内向けメール作成時の注意点

• 口語的すぎない表現を心がける
  　社内メールでも、公式な場であればビジネス文書としての体裁を守ります。

• 上位者への報告は先に行う
  　上司が知らないまま他部署に中止メールを送るのはNGです。

• 理由と今後の対応を簡潔にセットで伝える
  　「なぜ中止なのか」「いつ再設定するのか」を明示することで混乱を防げます。

状況別の対応方法と配慮すべき点

当日キャンセルの場合の対応

件名：【至急】本日の打ち合わせ中止のご連絡

〇〇株式会社
〇〇部 〇〇様

お世話になっております。〇〇株式会社の△△です。

誠に申し訳ございませんが、
本日予定しておりました打ち合わせにつきまして、
弊社の担当者に急な体調不良が発生し、
やむを得ず中止とさせていただきたくご連絡いたしました。

直前のご連絡となり、多大なご迷惑をおかけいたしますこと、
心よりお詫び申し上げます。

改めて来週以降で再設定させていただければ幸いです。
以下、候補日をご確認のうえご都合をお聞かせください。

・10月12日（火）午後
・10月13日（水）午前

何卒よろしくお願い申し上げます。

〇〇株式会社
△△ △△

---

当日キャンセルでは、「至急」や「急ぎ」といった緊急性を示す表現を件名に入れることがポイントです。
また、再発防止の意図を添えると誠実さが伝わりやすく、
「今後はこのような事態を防ぐため、複数担当での対応体制を整えております」
といった一文を加えると印象が大きく変わります。

複数回延期している場合の配慮

件名：【再調整のお願い】打ち合わせ日程について

〇〇株式会社
〇〇部 〇〇様

いつもお世話になっております。〇〇株式会社の△△です。

ご調整いただいている中、度重なる変更となり誠に申し訳ございません。
社内での調整に時間を要しており、
誠に恐縮ながら、再度日程を延期させていただければと存じます。

ご迷惑をおかけしておりますこと、心よりお詫び申し上げます。
次回は下記日程で確定させていただければ幸いです。

・〇月〇日（〇）〇時～
・〇月〇日（〇）〇時～

何卒ご理解賜りますよう、お願い申し上げます。

〇〇株式会社
△△ △△

---

打ち合わせを何度も延期・中止している場合は、相手の不信感を払拭するための配慮が不可欠です。
繰り返される変更は、「優先順位が低いのではないか」「誠意が感じられない」といった印象を与える恐れがあります。
そのため、まずは「ご調整いただいている中、度重なる変更となり誠に申し訳ございません」と、深い謝罪の意を明確に示すことが第一です。

また、再度延期する場合は「確定的な再設定」を意識しましょう。
「再調整をお願いしたい」と曖昧にするのではなく、
「〇月〇日（〇）に改めて実施させていただきます」と確約の形で伝えることが大切です。

大人数が参加予定だった場合の連絡方法

件名：【中止のご連絡】10月15日（火）全体打ち合わせについて

関係各位

お疲れ様です。〇〇部の△△です。

10月15日（火）に予定しておりました全体打ち合わせにつきまして、
主担当の都合および資料準備の遅れにより、中止とさせていただきます。

次回開催日は10月22日（火）を予定しております。
詳細が確定しましたら改めてご案内いたします。

関係者の皆様にはご迷惑をおかけし恐縮ですが、
何卒ご理解賜りますようお願い申し上げます。

〇〇部 △△

---

大人数が関わる打ち合わせを中止する場合は、全員に確実に情報を伝達することと、混乱を避けることが最優先です。
特に社内外をまたぐ会議では、全体への一斉連絡だけでなく、関係性の深い相手や主要メンバーには個別フォローを行うのが理想的です。

まずはメールの件名で「中止」であることを明確にし、本文では「中止の理由」「次の方針」「再設定の見込み」を簡潔に伝えます。
大人数に送る場合、責任の所在を明確にしつつ、言葉遣いはできるだけ中立的に保ちましょう。

まとめ

• 当日キャンセル：まず電話、その後メールでフォロー。再発防止策を添える。

• 複数回延期：深いお詫び＋確定的な日程提示で誠意を示す。

• 大人数の場合：全体メール＋主要関係者への個別フォローで混乱を防止。

どのケースでも共通して重要なのは、「迅速」「誠実」「具体的」な対応です。
「打ち合わせ中止メール」は単なる業務連絡ではなく、相手への信頼を守るためのコミュニケーションツールであることを意識しましょう。